Konferencat për shtyp janë një komponent i rëndësishëm i aktiviteteve PR të çdo kompanie. Falë tyre, media dhe publiku i interesuar mund të marrin informacione të azhurnuara fjalë për fjalë nga përfaqësuesit zyrtarë të një organizate të caktuar, dhe menaxhmenti i kompanive mund të shprehë pozicionin e tyre për çështjet më të rëndësishme për ta. Por në mënyrë që konferenca për shtyp të sjellë rezultate vërtet të mira, ajo duhet të jetë e organizuar siç duhet.
Udhëzimet
Hapi 1
Nëse ju është besuar organizimi dhe mbajtja e një konference për shtyp, së pari, përcaktoni se çfarë qëllimi doni të arrini: tregoni për ndonjë sukses të kompanisë tuaj, tërhiqni vëmendjen e publikut për ndonjë problem, paraqitni një person të caktuar publik në një dritë fituese, etj P. Pastaj zgjidhni një vend dhe kohë për konferencën për shtyp. Mbani në mend se këto aktivitete bëhen më mirë në mes të javës së punës (e martë-e mërkurë-e enjte) në mëngjes ose pasdite, por jo më vonë se ora 4 pasdite.
Hapi 2
Zgjidhni një vend për mbajtjen e një konference shtypi bazuar në aftësitë organizative të kompanisë tuaj dhe numrin e të ftuarve të planifikuar. Ju lutem vini re se vendet e nevojshme janë të mjaftueshme për anëtarët e shtypit. Sigurohuni paraprakisht që ka mikrofonë në dhomë, ekrane projeksioni (nëse është e nevojshme) dhe hapësirë të lirë për instalimin e kamerave televizive.
Hapi 3
Bëni një listë të mediave dhe organizatave përfaqësuesit e të cilave do të dëshironit të shihni në veprimtarinë tuaj. Përgatitni dhe dërgoni njoftime për shtyp dhe ftesa të paktën dy javë para ngjarjes tuaj të planifikuar. Advisshtë e këshillueshme që, pasi të jenë dërguar ftesat, të telefononi personalisht adresuesit dhe të mësoni për vendimin e tyre për të marrë pjesë ose jo për të marrë pjesë në konferencën për shtyp. Kështu, ju jo vetëm që do të specifikoni numrin e mysafirëve të ardhshëm, por gjithashtu gjithashtu do të kujtoni për ngjarjen tuaj nëse njerëzit e harrojnë atë ose nuk e marrin njoftimin tuaj për shtyp.
Hapi 4
Përgatitni materialet e nevojshme për prezantim për të gjithë pjesëmarrësit në konferencën për shtyp në të ardhmen. Çanta e një pjesëmarrësi zakonisht përfshin një kopje të njoftimit për shtyp, një listë të zyrtarëve që do të flasin në konferencën për shtyp me emrat dhe pozicionet e tyre të plota, një agjendë (rendi dhe temat e fjalimeve), reklamat dhe materialet promovuese. Duket shumë më mirë nëse të gjitha materialet e prezantimit për secilin pjesëmarrës janë të dizajnuara si një set i vetëm në një dosje të korporatave me logon e organizatës.
Hapi 5
Nëse po planifikoni të futni akreditim për pjesëmarrësit, informojini ata paraprakisht për këtë dhe tregojuni atyre të dhënat që ju nevojiten për të (emri, pozicioni, detajet e pasaportës, etj.). Përgatitni paraprakisht shënjat e emrave për të gjithë pjesëmarrësit dhe kartat që do të vendosen në tavolina duke treguar emrat dhe titujt për altoparlantët. Nëse konferenca për shtyp është planifikuar për një kohë mjaft të gjatë, sigurohuni që kushtet për pjesëmarrësit e saj të jenë të rehatshme: një shuplakë me pije dhe meze të lehtë, dhoma për pirjen e duhanit dhe banjë, caktoni kohën për pushimet e pushimit.
Hapi 6
Pas konferencës për shtyp, sigurohuni që të kontaktoni redaksitë e mediave që marrin pjesë dhe të pyesni për materialet e bëra si rezultat i saj. Kërkoni kopje të botimeve nëse nuk jeni dakord më parë.
