Organizimi i një konference është një proces që duhet të ndahet të paktën tre muaj. Sigurisht, historia njeh shumë shembuj të përgatitjes së suksesshme të konferencave brenda pak ditësh, por që ngjarja të kalojë në përputhje të plotë me normat, duhen të paktën tre muaj.
Udhëzimet
Hapi 1
Para së gjithash, vendosni për temën dhe llojin e konferencës, varësisht nga kjo, salla do të zgjidhet në të ardhmen dhe do të formohet programi i ngjarjes.
Hapi 2
Pika tjetër është programi i shfaqjeve dhe gjithçka që lidhet me të. Vendosni për kohën e konferencës, numrin e pjesëmarrësve, numrin e pushimeve, kohën e fillimit dhe mbarimit të konferencës. Koordinoni me altoparlantët kohën e tyre.
Hapi 3
Merrni me qira një sallë bazuar në atë që duhet të performoni. Duhet të jetë mjaft i gjerë dhe i rehatshëm për të akomoduar pjesëmarrësit, numri i të cilave ishte treguar në hapin e mëparshëm. Salla duhet të jetë e pajisur me një projektor ose panel plazma, si dhe një tribunë për altoparlantët.
Hapi 4
Filloni rekrutimin e pjesëmarrësve të paktën dy muaj e gjysmë para konferencës. Krijoni ftesa që përfshijnë vendin, kohën dhe emrin e konferencës, si dhe asaj për të cilën do të kushtohet. Bëni një ekuilibër midis shkurtësisë dhe arritshmërisë së materialit të paraqitur. Filloni të telefononi dhe dërgoni email, dorëzoni ftesat personalisht te të ftuarit më të rëndësishëm të konferencës ose dërgojini ato me postë.
Hapi 5
I gjithë stafi i konferencës duhet të ketë një simbol me mbiemrin, emrin dhe titullin e tij në konferencë. Në mënyrë optimale, pozicioni duhet të jetë i njëjtë - "organizatori". Në ditën e konferencës, mbledhja e përgjithshme duhet të jetë një orë para fillimit të regjistrimit. Vendosni punonjësit në hollin e ndërtesës, në dalje nga ashensori, etj. Kjo është e nevojshme nëse duhet të bëni disa kthesa për të shkuar në sportelin e regjistrimit.
