Nëse organizata juaj është ose është caktuar përgjegjëse për mbajtjen e një konference shkencore, ky nuk është vetëm një funksion i nderuar, por edhe një punë e shkëlqyeshme organizative, në të cilën duhet të merren parasysh të gjitha gjërat e vogla.
Udhëzimet
Hapi 1
Krijoni një komitet organizues të konferencës, përbërja e të cilit do të përcaktohet me urdhër. Caktoni një kryetar për të udhëhequr dhe koordinuar anëtarët e komisionit. Përcaktoni kohën e konferencës dhe kushtet e komitetit të themeluar. Në urdhër, reflektoni se si do të paguani për punonjësit që janë anëtarë të tij. Dërgoni njoftimin e konferencës dhe në bashkëngjitje tregoni kërkesat për raportet, vëllimin e abstrakteve dhe afatin e fundit për dorëzimin e tyre.
Hapi 2
Vendosni mbi burimet e financimit, ky mund të jetë financimi i synuar nga buxheti, duke tërhequr sponsorizime dhe fonde të vetë pjesëmarrësve të konferencës.
Hapi 3
Dërgoni ftesa për të gjithë pjesëmarrësit e mundshëm të konferencës dhe programin e planifikuar të konferencës. Vendosni për numrin e pjesëmarrësve dhe folësve të gatshëm të ndajnë zhvillimet e tyre shkencore dhe rezultatet e kërkimit me kolegët. Pyesni pjesëmarrësit nëse kanë nevojë të rezervojnë një dhomë hoteli dhe të bëjnë një rezervim.
Hapi 4
Pajtohuni me shtypshkronjën për të botuar abstraktet e raporteve në një broshurë të veçantë dhe, nëse është e nevojshme, urdhëroni që programi i ngjarjes t'u shpërndajë pjesëmarrësve, shënjat me emrat e tyre, inicialet dhe emrin e organizatës.
Hapi 5
Në përputhje me numrin e pjesëmarrësve, përcaktoni sa dhomë ju nevojitet dhe merrni me qira një dhomë të veçantë të pajisur për mbajtjen e ngjarjeve të këtij lloji. Mendoni se cilat pajisje do të nevojiten për t'u pajisur shtesë, kontrolloni disponueshmërinë e numrit të kërkuar të pajisjeve kompjuterike, ekranet e projektimit, etj. Merrni parasysh funksionimin e shuplakë, ku pjesëmarrësit e takimit mund të pinë një filxhan kafe dhe një meze të lehtë gjatë pushimeve.
Hapi 6
Mendoni për programin e konferencës, nëse është e nevojshme, ndani atë në seksione. Merrni parasysh se ku mund të mbahen seksione të tilla. Merrni parasysh fjalimet e mysafirëve, organizatorëve dhe pjesëmarrësve të konferencës në program. Porositni artikuj për pjesëmarrësit në konferencë - shënjat, shënimet dhe stilolapsat janë standarde.
Hapi 7
Krijoni paketa dokumentesh, materialesh promovuese dhe shkrimi për t'u shpërndarë pjesëmarrësve në konferencë së bashku me shënjat.
