Jeta jonë aktive shoqërore dhe afariste shpesh shoqërohet me pjesëmarrje në lloje të ndryshme takimesh - qoftë një mbledhje e aksionerëve, një takim i përgjithshëm i anëtarëve të një kooperativë, HOA ose ndonjë takim tjetër publik. Roli i takimeve të tilla është të zgjidhin dhe dokumentojnë çështje jetike që kanë të bëjnë me aktivitetet e organizatave publike ose personave juridikë. Reflektimi i saktë në dokumentet e vendimeve të miratuara në mbledhje konfirmon legjitimitetin e tyre dhe është një dokument ligjor.
Udhëzimet
Hapi 1
Për të përpiluar procesverbalet e mbledhjes, përdorni fletë standarde letre shkrimi A4. Titulli i procesverbalit duhet të përmbajë titullin e dokumentit dhe një pjesë hyrëse që pasqyron arsyen për të cilën u mbajt mbledhja e qytetarëve ose aksionarëve.
Hapi 2
Nën këtë titull, shënoni datën e takimit dhe adresën në të cilën u zhvillua, si dhe numrin e njerëzve të pranishëm. Nëse të pranishmit shënuan pjesëmarrjen e tyre në përputhje me fletën e regjistrimit, atëherë kjo duhet të pasqyrohet edhe në protokoll. Reflektoni formën e takimit: me anketim paraprak, me porosi private me prani personale, ose duke përdorur një formë të kombinuar të pjesëmarrjes.
Hapi 3
Shënoni mbiemrat, emrat dhe patronimet e kryetarit dhe sekretarit të zgjedhur nga mbledhja, pasqyrojnë numrin e votave të hedhura pro, kundër dhe të abstenuar nga kandidaturat e tyre.
Hapi 4
Përshkruani listën e çështjeve në rendin e ditës, duke filluar me ato më të ngutshmet, numëroni ato dhe shënimet e fjalimeve, debateve dhe votimeve për secilën çështje, filloni me numrin e saj. Në regjistrimin e fjalimeve, është e nevojshme të tregohet vetëm thelbi kryesor i raportit të paraqitur. Duhet të thuhet shkurt, por në një formë që përjashton paqartësinë. Nëse është e nevojshme, teksti i fjalimit mund t'i bashkëngjitet procesverbalit. Të gjitha vërejtjet dhe vërejtjet në lidhje me thelbin e fjalimit duhet të jepen me shënimin e emrave.
Hapi 5
Regjistrimi për secilën çështje duhet të përfundojë me një vendim të marrë me një tregues të rezultateve të votimit. Pas tekstit të diskutimit të të gjitha çështjeve në rendin e ditës, tregoni se vendimi i përgjithshëm i mbledhjes u shpall i mbyllur.
Hapi 6
Nënshkruani procesverbalin nga kryetari dhe sekretari i mbledhjes dhe paraqitini ato pranë organizatës suaj ose kryetarit të saj.
