Puna arkivore u ngrit në lidhje me nevojën për akumulimin, sistemimin dhe ruajtjen e informacionit. Por para së gjithash, arkivat u krijuan për të përmbushur nevojat e autoriteteve dhe qytetarëve në marrjen e informacionit të humbur, të ruajtur me kujdes në arkiv. Kur është e nevojshme të rivendosni informacionin në lidhje me të afërmit, informacionin e një shoqërie-juridike ose të një natyre tjetër, është e nevojshme të shkruani një kërkesë në arkivin përkatës.
Udhëzimet
Hapi 1
Arkivat kanë rregulla të caktuara për përpunimin e kërkesave nga qytetarët, personat juridikë dhe autoritetet, kështu që çelësi i suksesit është ndjekja e rregullave të thjeshta. Së pari, kërkesa duhet të përmbajë informacion në lidhje me dërguesin. Për një individ, ky është mbiemri, emri dhe patronimi, për një organizatë - emri dhe detajet identifikuese.
Hapi 2
Së dyti, në tekstin e kërkesës, ju duhet të tregoni adresën tuaj të kthimit, përndryshe punonjësit e arkivit thjesht nuk do të jenë në gjendje t'ju dërgojnë një përgjigje.
Hapi 3
Së treti, është e nevojshme të formuloni pyetjen tuaj sa më qartë që të jetë e mundur. Nëse vendosni të grumbulloni informacion në lidhje me paraardhësit tuaj, nuk keni nevojë të përshkruani në detaje historinë e familjes suaj. Nuk ka nevojë të formulojmë dëshira të paqarta; vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet formulimit të pyetjes. Fakti është se sipas rregullave për të punuar me ankesat dhe kërkesat e qytetarëve dhe organizatave, kërkesa juaj para së gjithash do të shkojë tek kreu i arkivit për shqyrtim. Kreu do të përcaktojë klasifikimin e çështjes: gjenealogjike, tematike ose socio-ligjore. Bazuar në natyrën e kërkesës, menaxheri i arkivit do ta transferojë atë në departamentin përkatës për ekzekutim. Shtë e qartë se sa më e paqartë formulimi, aq më shumë ka të ngjarë të identifikojë keq natyrën e kërkesës dhe emërimin e ekzekutuesit të saj. Kërkesa do të "ecë" nga departamenti në departament, dhe ndërkohë do të presësh një përgjigje.
Hapi 4
Në fund të fundit, është e nevojshme të përcaktohet fusha e informacionit të kërkuar, për shembull, kronologjike ose territoriale. Useshtë e kotë të kërkoni të gjeni të gjithë emrat tuaj, ju duhet të tregoni periudhën kronologjike dhe kufijtë territorialë për gjetjen e të afërmve tuaj.
