Institucionet e arkivit jo vetëm që ruajnë dokumente, por gjithashtu u sigurojnë qytetarëve qasje në informacionin arkivor. Një nga mënyrat për të realizuar këtë mundësi është qasja në dokumentet arkivore në sallat e leximit. Le të shohim më nga afër se kush mund të vizitojë sallat e leximit dhe si funksionojnë ato.
Nevojiten salla leximi në arkivat historike të shtetit në mënyrë që vizitorët të mund të punojnë me dokumente. Si rregull, studiuesit punojnë me dokumente për qëllim të shkrimit të punimeve shkencore, artikujve, librave, si dhe atyre që hartojnë pemë gjenealogjike.
Për të shkuar në sallën e leximit, duhet të vini në arkiv me një kartë identiteti (pasaportë, patentë shofer), të plotësoni një formular aplikimi dhe një aplikacion që tregon temën e punës. Tani, në shumë arkiva, kjo mund të bëhet me e-mail, duke dërguar dokumente të skanuara dhe kur vizitoni sallën e leximit, duhet t'i siguroni ato në formën e tyre origjinale.
Ata që janë në kërkim të të afërmve, informacioni rreth të cilave është i nevojshëm për 75 vitet e fundit, duhet të kenë dokumente që vërtetojnë farefisin me ta. Pra, nëse keni nevojë për informacion në lidhje me bashkimin me Komsomolin e gjyshit tuaj nga ana e babait, atëherë duhet të keni me vete dokumentet e babait tuaj dhe dokumentet tuaja (certifikatën e lindjes, pasaportat me të cilat mund të gjurmoni mbiemrin, si dhe një certifikatë martese) për gra). Përveç kësaj, një punonjës i sallës së leximit duhet të njohë vizitorët me rregullat e punës.
Pas dokumenteve në dhomën e leximit, vizitorit u jepen udhëzues dhe mjete të tjera metodologjike: lista, regjistra të inventarëve, indekse, katalogë) Pastaj përdoruesi tashmë është i njohur me inventarët e fondeve.
Inventari arkivor është një direktori arkivore që përmban një listë të sistemuar të njësive të magazinimit të fondit arkivor, mbledhjen dhe të destinuara për llogaritjen dhe zbulimin e përmbajtjes së tyre.
Vizitori harton një kërkesë në të cilën tregon rastet e zgjedhura. Kufijtë në numrin e çështjeve përcaktohen nga arkivat në përputhje me rregullat e punës. Studiuesi nuk do të jetë në gjendje të marrë skedarët menjëherë, por pas kohës së përcaktuar edhe nga rregullat e arkivit. Zakonisht periudha kohore është 1 deri në 3 ditë. Fakti është se mijëra dokumente ruhen në arkiva dhe është thjesht e pamundur t'i marrësh ato shpejt. Rastet ruhen në arkiva të mëdha, të cilat madje mund të vendosen në ndërtesa të ndryshme, nëse arkivi ka disa ndërtesa. Prandaj, duhet kohë për të gjetur raste. Për më tepër, punonjësit, para se t'i lëshojnë ata, duhet të shikojnë secilën çështje fletë për faqe dhe të regjistrojnë praninë e të gjitha dokumenteve. Vetëm pas kësaj, rastet do të jenë në gjendje të futen në sallën e leximit.
Ju gjithashtu duhet të jeni të përgatitur për faktin se disa dokumente mund të mbyllen për përdoruesit. Kjo është për shkak të fshehtësisë së disa informacioneve (sekrete shtetërore, informacione personale, etj.). Dokumentet e kufizuara mund të shikohen vetëm nga stafi i arkivit. Nëse studiuesit kanë nevojë për informata të caktuara nga dokumente të tilla, ai mund të urdhërojë një certifikatë (hetim socio-juridik ose tematik), e cila do të ekzekutohet brenda kornizës kohore të përcaktuar.
Përveç kësaj, nganjëherë kufizimi mund t'i atribuohet gjendjes së dobët fizike të dokumentit.
Pasi të lëshohet në sallën e leximit, studiuesi ka të drejtë të punojë me dokumente, të bëjë ekstrakte prej tyre. Kopjimi (fotografimi, skanimi, fotokopjimi), si rregull, është një shërbim me pagesë.
Pasi studiuesi ka bërë punën e nevojshme, dosjet i dorëzohen punonjësit të sallës së leximit, i cili i transferon ato në depon e arkivit. Arkivistët kontrollojnë praninë dhe gjendjen e dokumenteve një herë në një, dhe më pas i vendosin ato në vend.
Janë zhvilluar disa rregulla për atë që mund dhe mund të bëhet në sallën e leximit. Kështu, për shembull, është rreptësisht e ndaluar të sillni ushqim në sallën e leximit, të vishni me veshje të jashtme, me çanta dhe pako të mëdha. Isshtë më mirë të punoni me dokumente me doreza - në këtë mënyrë mund të zgjasni sigurinë e tyre dhe të mbroheni nga pluhuri. Fakti është që pasi të ktheni me gishta, gjurmët e yndyrës në djersë mbeten në fletë, gjë që gjithashtu e shkatërron atë. Ju natyrisht nuk mund të grisni çarçafët, t'i shkulni nga kutia, të shkruani mbi to. Mbi të gjitha, çdo dokument arkivor përmban një histori. Ai është unik në vetvete. Sa më gjatë të mund të ruajmë dokumente, aq më gjatë ato mund të na shërbejnë për përfitimin tonë.
