Disa letra përfundojnë aq pak në mënyrë të paqartë sa që i adresuari është i hutuar: ai duhet të rilexojë tekstin për të kuptuar thelbin. Për shkak të mungesës së kohës, marrësi mund të hedhë letrën ose të bëjë diçka për ta shpërqendruar veten dhe të mos thellohet më në situatën e deklaruar. Një fund i qartë, konciz dhe kompetent thekson respektin për lexuesin dhe ndihmon për t'iu përgjigjur shpejt një kërkese ose kërkese.
Udhëzimet
Hapi 1
Thoni atë që keni dashur të thoni në tre pika. Mund të duket se mendimet paraqiten qartë, por perceptimi i informacionit varet nga gjendja e lexuesit. Prandaj, rilexoni tekstin dhe shkruani tre mendime kryesore veç e veç. Këto mund të jenë fakte, data, emra, etj. Emocionet nuk janë të nevojshme këtu, shkruani shkurtimisht, me disa fjalë, sepse ju vetëm duhet të përmbledhni, të kujtoni pikat kryesore.
Hapi 2
Shkruani tre veprime për marrësin e emailit. Reagimet e njerëzve mund të jenë të paparashikueshme. Ju duket se është e mundur të reagoni pa mëdyshje ndaj informacionit të paraqitur, por një person e bën atë në varësi të zakoneve dhe qëllimeve individuale. Nëse nuk e shprehni qartë atë që prisni nga lexuesi, ai nuk do të kuptojë ose thotë se nuk e kuptoi.
Hapi 3
Renditni listën nga hapat e mëparshëm në rend zbritës të rëndësisë. Përfundimi i letrës ndonjëherë i ngjan fjalës së fundit në seancën gjyqësore: përshtypja e marrësit të letrës, përfundimet dhe pasojat varen nga kjo. Hiqni sendet nga lista që mund të hiqen pa cenuar kuptimin e mesazhit. Vendosni listën e shkurtër të mbetur në fund të letrës në mënyrë që lexuesi të mos humbasë asgjë.
Hapi 4
Tregoni kornizën kohore. Nëse jeni duke pritur për një reagim ndaj letrës, jini specifik në lidhje me pritjet tuaja. Disa njerëz kanë një tendencë të vonojnë deri në të fundit, kështu që specifikimi i një kohe specifike mund të mos jetë i tepërt.
Hapi 5
Lini detajet e kontaktit tuaj. Korrespondenti juaj duhet të jetë në gjendje të gjejë shpejt telefonin tuaj. Parashikoni situata të tilla dhe, për çdo rast, përfshini informacionin e nevojshëm në letër, edhe nëse jeni i sigurt që marrësi i ka ato.
Hapi 6
Jini të sjellshëm, thoni diçka të bukur, faleminderit për kohën tuaj. Adresuesi do të reagojë më me dëshirë dhe do të kontaktohet më shpejt nëse letra e kënaq atë ose e mban atë nga përvojat e pakëndshme.
Hapi 7
Sigurohuni që të nënshkruani mesazhin me emrin tuaj: kjo krijon ndjenjën e komunikimit të vërtetë. Shtë e rëndësishme që personi të përqendrohet në përgjigjen dhe ta marrë atë me përgjegjësi. Drejtoni nga shembulli dhe njerëzit do t'ju trajtojnë në të njëjtën mënyrë.
