Në ditët e sotme, kur shumë nga ndërmarrjet ruse kanë partnerë biznesi jashtë vendit, shkëmbimi i delegacioneve është bërë normë. Kjo ndihmon për t'u njohur me prodhimin në vend, për tu njohur personalisht me ata me të cilët për të punuar, për të vlerësuar situatën dhe për të zgjidhur shpejt çështjet e biznesit. Kur takoni një delegacion, duhet të merren parasysh disa çështje organizative.
Udhëzimet
Hapi 1
Në fazën e përgatitjes, diskutoni për madhësinë e delegacionit, duke marrë parasysh që çështjet e punës zgjidhen më shpejt, aq më e vogël është. Gjithashtu, zgjidhni formacionin nga ana juaj në mënyrë që numri i pjesëmarrësve të jetë përafërsisht i njëjtë me numrin e atyre që do të takoni. Diskutoni në cilën gjuhë do të zhvillohen negociatat dhe përgatitni një përkthyes edhe nëse mysafirët vijnë me vete.
Hapi 2
Zbuloni rreth çështjeve që janë kompetente për të zgjidhur këtë apo atë anëtar të delegacionit, pasi që në Perëndim, vartësia vërehet shumë rreptësisht. Ju duhet t'i drejtoheni një prej mysafirëve për t'u siguruar që, sipas detyrave të tij, ai ka të drejtë të japë informacion.
Hapi 3
Diskutoni paraprakisht ato çështje që do të duhet të zgjidhen dhe përgatitni të gjitha materialet që mund të kërkohen. Diskutoni se cilat dokumente do të nënshkruhen pas përfundimit të negociatave. Pajtohuni për një orar - në cilën orë do të fillojnë, sa do të zgjasin dhe kur do të ketë pushime.
Hapi 4
Nëse delegacioni drejtohet nga një person mjaft i rëndësishëm, dërgoni ftesën sa më shpejt të jetë e mundur për të theksuar respektin dhe për të rritur gjasat që vizita të zhvillohet dhe ai person nuk do të ketë takime të tjera të planifikuara gjatë kësaj kohe.
Hapi 5
Përgatitni një dhomë të veçantë, të rehatshme takimesh, sigurohuni që secili pjesëmarrës në takim të jetë i pajisur me një vend të rehatshëm. Rezervoni pije freskuese, kafe, biskota dhe pjata të bukura. Mos harroni të vendosni tavëllëza nëse nuk ju shqetëson kështu që të pranishmit të mund të ndezin një cigare gjatë takimit.
Hapi 6
Pajtohuni nëse do të jetë e nevojshme të regjistrohen negociatat, pëlqimi duhet të jepet nga të dy palët. Sigurohuni që të ftuarit të jenë ulur drejt derës, kjo hile psikologjike do t’i bëjë ata të ndihen më të relaksuar. Dhe sigurohuni që të mos shpërqendroheni nga thirrjet telefonike gjatë takimit.
Hapi 7
Shtë më mirë për një vajzë të bukur dhe të qeshur të takojë delegacionin dhe ta çojë atë në vendin e negociatave. Ajo mund të presë për mysafirët në hollin e ndërtesës ku do të zhvillohen negociatat. Kur të ftuarit mbërrijnë në pikën e takimit, është e nevojshme që menjëherë të prezantohen të dy delegacionet me njëri-tjetrin në mënyrë që ata që duan të ulen pranë tyre ta bëjnë këtë.
