Në shumë raste, duhet të shkruani letra zyrtare të apelit autoriteteve të caktuara. Në ditët e sotme, shumë prej tyre dërgohen në mënyrë elektronike, megjithëse rregullat për hartimin mbeten të njëjtat si me versionet fizike. Pra, si duhet të hartoni siç duhet një dokumentacion të tillë?
Udhëzimet
Hapi 1
Filloni duke specifikuar pozicionin dhe emrin e marrësit. Për shembull: "Për kryeinxhinierin e SHA Polad Ivanov SS". Pastaj shkruani thirrjen tuaj në krye të letrës. Zakonisht fillon me fjalën "I dashur". Tjetra vjen emri i plotë dhe patronimia e adresuesit. Ju gjithashtu mund të shkruani "I dashur Z. Ivanov" pa treguar emrin e tij. Adresa duhet të jetë e vendosur saktësisht në mes.
Hapi 2
Shkruani një hyrje në letrën tuaj të apelit. Thoni qartë dhe përmbledhur arsyet dhe qëllimin për këtë letër. Adresuesi nga ky paragraf duhet të kuptojë tërë thelbin e letrës. Për shembull, filloni kështu: "Unë po ju shkruaj për cilësinë e pakënaqshme të kushinetave që na keni dërguar nga … në …".
Hapi 3
Plotësoni pjesën kryesore të letrës. Si rregull, ai përbëhet nga dy deri në katër paragrafë, të cilët shprehin shqetësim për çështjen e përshkruar në preambulë. Gjithashtu në këtë pjesë, tregoni të gjitha mendimet tuaja për këtë çështje dhe për një zgjidhje të mundshme të problemit. Tregoni se çfarë veprimesh specifike duhet të bëjë marrësi për të zgjidhur këtë çështje në të ardhmen e afërt. Përdorni afate të qarta, numra dhe fjali.
Hapi 4
Shkruaj një përfundim. Në këtë pjesë, formuloni përmbledhjen e të gjithë letrës së apelit. Shembull: "Unë jam i sigurt që ju do të zgjidhni këtë situatë të pakëndshme, dhe në të ardhmen e afërt bashkëpunimi ynë do të jetë i njëjtë si më parë."
Hapi 5
Vendosni një nënshkrim zyrtar, i cili përbëhet nga titulli i pozitës, si dhe emri juaj i plotë. Zakonisht paraprihet nga: "Me respekt tuajat", "Sinqerisht tuajat", "Me shpresë për bashkëpunim të mëtejshëm", etj. Zgjidhni sipas situatës.
Hapi 6
Bëni një passhkrim ose passhkrim. Ky seksion i vogël ndodhet pak më poshtë nënshkrimit. Përdoret rrallë në shkronja të këtij formati, por përsëri ndonjëherë ka një vend për të qenë. Passhkrimi informon adresën për disa ngjarje të rëndësishme në jetën e organizatës së autorit të letrës. Për shembull: “P. S. Unë do të doja t'ju informoja se përqindja e refuzimeve në një grumbull të lëndëve të para të marra 2 ditë më parë është rritur në 19%!"
