Në shoqërinë moderne, kur vlerësohet çdo minutë e kohës, bisedat telefonike janë bërë forma më e zakonshme e komunikimit midis njerëzve. Miqtë dhe të njohurit, të afërmit dhe miqtë komunikojnë me ndihmën e komunikimeve telefonike, negociatat e biznesit janë duke u zhvilluar. Si të flasësh në telefon saktë?
Rregullat themelore që duhet të ndiqen kur flasin në telefon duhet të jenë të njëjta për të gjithë punonjësit:
- Përgjigjuni të gjitha telefonatave hyrëse.
- Merrni telefonin menjëherë pas telefonatës, pa e detyruar klientin të telefonojë në institucion për orë të tëra.
- Kur jeni përgjigjur një thirrjeje, mos harroni të thoni përshëndetjen tuaj, të emëroni organizatën dhe të prezantoheni.
- Nëse telefonuesi nuk prezantohet, gjeni me mirësjellje emrin dhe patronimën me frazën: "Si mund të kontaktoj ty?"
- Ju duhet të flisni në telefon saktë, duke u përpjekur të mos lejoni fraza në bisedë: "Çfarë ju nevojitet", "Nuk ka askush", "Unë nuk di asgjë". Kjo minon prestigjin e institucionit dhe shkakton një qëndrim të paqartë ndaj punonjësve, duke i bërë ata të dyshojnë në aftësinë e tyre profesionale.
- Vëzhgoni shqiptimin, intonacionin dhe shkallën e të folurit, duke u siguruar që telefonuesi të ju kuptojë mirë.
- Nëse gjatë një bisede telefonike linja e dytë telefonike është ndezur, atëherë duhet të kërkoni falje për pajtimtarin e parë, të merrni marrësin dhe të informoni pajtimtarin e dytë që jeni i zënë. Sigurohuni që ta pyesni nëse do të presë ose nëse do ta telefononi përsëri më vonë. Vetëm atëherë vazhdoni bisedën me pajtimtarin e parë.
- Nëse telefonuesi kërkon një punonjës që aktualisht mungon, sigurohuni që të kërkoni falje dhe të specifikoni kohën kur ai do të jetë në vendin e punës.
- Dëgjoni me kujdes parapaguesin, përpiquni të mos e ndërprisni ose të debatoni me të. Kjo është mënyra më e mirë për të marrë informacionin e nevojshëm nga bashkëbiseduesi.
- Në fund të bisedës, faleminderit për telefonatën.
Ka hollësi kur zhvilloni biseda telefonike me miqtë dhe familjen. Mos harroni për rregullat e formës së mirë. Para vetë bisedës, psikologët rekomandojnë të bëjnë një ose dy fjali hyrëse, dhe vetëm atëherë të vazhdojnë bisedën. Pyete një mik nëse ka kohë të lirë për të folur në telefon. Sipas rregullave të mirësjelljes, biseda duhet të ndalet nga ai që telefonoi.
Nëse i përmbaheni këtyre udhëzimeve të thjeshta, atëherë thirrjet telefonike do të jenë një mënyrë e shkëlqyeshme për ju për të komunikuar me shumë njerëz.
