Çdo shoqatë publike ose profesionale ka një organ qeverisës që, me frekuencën e specifikuar në statutin e saj, duhet të mbledhë të gjitha palët e interesuara për të mbajtur raportime dhe takime zgjedhore. Hyrja në takime të tilla është e hapur për të gjithë anëtarët e një shoqërie të caktuar ose delegatë nga grupet e pjesëmarrësve, duke ushtruar kështu të drejtën e tyre për të marrë pjesë në aktivitetet e saj.
Udhëzimet
Hapi 1
Mendoni për axhendën e takimit. Meqenëse raporti dhe zgjedhjet janë një nga çështjet e rëndësishme, pjesëmarrja në këtë rast pritet të jetë maksimale. Prandaj, përveç këtyre temave, ju mund të përfshini çështje të tjera të ngutshme në rendin e ditës që do të diskutoni me anëtarët e shoqatës tuaj. Vendosni për kohën dhe vendin ku do të zhvillohet takimi raportues dhe zgjedhor. Salla ku është planifikuar të mbahet duhet të jetë publike dhe mjaft e gjerë për të akomoduar të gjithë.
Hapi 2
Njoftoni të gjitha palët e interesuara në lidhje me raportimin dhe takimin zgjedhor. Për ta bërë këtë, duhet të dërgoni ftesa me një shënim të agjendës, datës dhe vendit të takimit. Posto njoftime me këtë informacion në vendet ku ato mund të shihen nga numri më i madh i anëtarëve të shoqatës. Vendosni një reklamë të tillë në media dhe televizion, nëse është e nevojshme.
Hapi 3
Organizoni që regjistrimi i pjesëmarrësve të fillojë gjysmë ore para fillimit të takimit. Caktoni një numër të mjaftueshëm të regjistruesve në mënyrë që deri në fillim të ngjarjes, të gjithë ardhësit të kenë mundësinë të futin të dhënat e tyre personale. Zakonisht, ky është mbiemri, emri dhe patronimi, organizata ose njësia strukturore e saj, adresa e vendit të regjistrimit ose vendbanimit, informacioni i kontaktit.
Hapi 4
Zgjidhni kryetarin dhe sekretarin e mbledhjes. Ju lutemi vini re se kryetari i organit tuaj të zgjedhur nuk mund të zgjidhet si kryetar i asamblesë. Nëse është e nevojshme, nëse sigurohet nga dokumentet statutore, zgjidhni një komision të kredencialeve, i cili kontrollon kompetencat e deputetëve, nëse ata zgjidhen nga grupet e anëtarëve të shoqatës.
Hapi 5
Sekretari duhet të mbajë procesverbalin. Në procesverbal, pasqyro numrin e delegatëve ose anëtarëve të shoqatës të pranishëm në mbledhje, i cili u zgjodh kryetar, sekretar dhe me çfarë rezultate të votimit.
Hapi 6
Kryetari i organit të zgjedhur bën një raport mbi punën e bërë. Në protokoll, pasqyro votën totale me një vlerësim - nëse ajo njihet si e kënaqshme apo jo. Takimi duhet të dëgjojë propozimet për një përbërje të re të trupit të zgjedhur, të diskutojë dhe të votojë secilin kandidat veç e veç. Regjistroni rezultatet e votimit në procesverbal.
Hapi 7
Pasi të jenë diskutuar të gjitha çështjet e përshkruara në rendin e ditës, kryetari i mbledhjes duhet ta mbyllë atë dhe të nënshkruajë procesverbalin e takimit së bashku me sekretarin.
