Një mesazh telefonik është një mesazh i shkurtër por i rëndësishëm i dërguar me telefon. Kështu, më shpesh ata informojnë për mbajtjen e takimeve, seancave, takimeve. Mesazhi telefonik mund të përmbajë gjithashtu një urdhër urgjent nga koka. Mesazhet telefonike janë hyrëse, të cilat i merrni, dhe dalëse, të cilat i transmetoni. Të dy llojet kanë një dizajn të ngjashëm.
Udhëzimet
Hapi 1
Në këndin e sipërm të majtë të një fletë letre, vendosni emrin e plotë të organizatës suaj dhe, nëse është e nevojshme, emrin e njësisë strukturore, për shembull, "Administrata e qytetit të N." dhe Departamenti i Arsimit.
Hapi 2
Në këndin e sipërm të djathtë, shkruani marrësin e mesazhit telefonik. Shënoni pozicionin, mbiemrin dhe inicialet e personit: "Drejtori i Shkollës Nr. 37 Ivanov II". Nëse ka disa marrës, nuk është e nevojshme të tregoni mbiemrat: "Drejtorët e shkollave në qytetin e N." Bashkangjitni një listë të plotë të institucioneve të cilave ju është dërguar në mesazhin telefonik.
Hapi 3
Dy rreshta më poshtë, vendosni fjalën "Telefonogram" dhe numrin e saj serik. Për një mesazh telefonik në dalje, ju lutemi shënoni datën e përpilimit të tij më poshtë.
Hapi 4
Pastaj vijon teksti aktual i mesazhit telefonik: “Më 22 shkurt, në orën 17.00, do të mbahet një takim në departamentin e arsimit për përmirësimin e veprimtarive të shkollave të qytetit. Frekuentimi i drejtorëve të shkollave është rreptësisht i detyrueshëm”. Kur përgatitni tekstin e një mesazhi telefonik, shmangni fjalët dhe frazat që janë të vështira për t’u kuptuar nga veshi dhe janë të vështira për t’u shqiptuar. Mos harroni se mesazhi duhet të jetë informues dhe i shkurtër - jo më shumë se 50 fjalë.
Hapi 5
Kur transmetoni një mesazh telefonik, shqiptoni fjalë qartë, veçanërisht adresat, mbiemrat, emrat dhe patronimet e njerëzve, emrat e rrugëve, datat dhe kohët e ngjarjeve. Në fund, sigurohuni që ta lexoni përsëri tekstin dhe sigurohuni që bashkëbiseduesi juaj ka shkruar gjithçka në mënyrë korrekte. Dëgjoni me kujdes kur merrni një mesazh në telefon. Nëse keni ndonjë pyetje, sqarojini ato menjëherë.
Hapi 6
Nën tekstin kryesor është pozicioni, mbiemri dhe inicialet e shefit që nënshkroi mesazhin telefonik: "Shefi i Departamentit të Arsimit Petrov P. P." Dokumenti në dalje duhet të përmbajë gjithashtu nënshkrimin e tij personal.
Hapi 7
Në fund të faqes, futni informacione në lidhje me punonjësit që kanë punuar me mesazhin telefonik. Zakonisht, pozicioni, mbiemri dhe inicialet e personit që dërgoi mesazhin, numrin e telefonit të zyrës së tij, si dhe datën dhe kohën e transmetimit vendosen në të majtë. Në të djathtë ka informacion në lidhje me personin i cili pranoi dokumentin: pozicionin, mbiemrin dhe inicialet, numrin e telefonit, datën dhe kohën e pranimit.
Hapi 8
Një mesazh telefonik në dalje hartohet në një kopje dhe ruhet në një dosje të veçantë. Isshtë më mirë të keni një mesazh në hyrje në dy kopje: të parën ia jepni menaxherit për punë të mëtejshme, të dytën e vendosni në një dosje për ruajtje.
