Dokumentet mund të nënshkruhen në disa mënyra. Dizajni i tij varet nga lloji i dokumentit dhe përcaktohet nga standardet e shtetit për dokumentacionin e menaxhimit dhe ligjet federale.
Fjalët "nënshkrim" dhe "listë" janë paronime, domethënë fjalë me të njëjtën rrënjë, të ngjashme në tingull. Nënshkrimi është një drejtshkrim i shkruar me dorë i një mbiemri, një shenjë personale për vërtetimin e një dokumenti, është po aq individuale sa një gjurmë gishti. Pa nënshkrim, dokumenti konsiderohet i pavlefshëm. Nga ana tjetër, piktura është një pikturë zbukuruese ose komploti që zbukuron mure, pjata, pëlhura etj. Për shembull, piktura "nën Khokhloma". Shprehja "nën nënshkrim" në legjislacion përdoret në kuptimin e foljes "shenjë". Një faksimile (krahasimi i faksit - bëj diçka të tillë) është një vulë, një klishe, me ndihmën e së cilës riprodhohet nënshkrimi me shkrim i një personi që nënshkruan shumë dokumente. Ajo sigurohet për vëllime të mëdha të atyre letrave që nuk nënkuptojnë përgjegjësi materiale - vërtetime, letra. Faksimili është i kërkuar në ndërmarrjet me një qarkullim të madh pune, ku menaxheri nuk është në gjendje të vendosë një nënshkrim personal në të gjitha letrat. Sipas Kodit Civil të Federatës Ruse, dokumentet faksimile kanë fuqi ligjore. Faksimile nuk rekomandohet për përdorim në dokumentet zyrtare. Lawshtë e ndaluar me ligj të vendosësh klishe në disa dokumente të raportimit të rreptë. Personi vendos firmën në dokument personalisht. Një faksimile mund të dorëzohet nga çdo person i autorizuar për të bërë një veprim të tillë. Procedura për ruajtjen dhe përdorimin e klisheve në një organizatë zakonisht përshkruhet në një akt lokal - rregulloret, udhëzimet. Ai specifikon një listë të letrave në të cilat mund të vendosen faksimilet dhe identifikon një person ose një grup personash detyrat e të cilëve përfshijnë sigurimin e klisheve dhe përdorimin e tij. Përveç kësaj, përgjegjësia për shkeljen e këtij urdhri është e përshkruar. Me zhvillimin e teknologjisë elektronike, një nënshkrim elektronik është shfaqur. Një dokument dixhital i nënshkruar me një nënshkrim të tillë njihet në rastet kur nuk kërkohet të hartohet një dokument në letër. Çështjet e përdorimit të nënshkrimeve elektronike rregullohen nga Ligji Federal "Për Nënshkrimet Elektronike Dixhitale".
