Në çdo zyrë dhe në prodhim, punonjësit shpesh punojnë me lloje të ndryshme të dokumenteve, kështu që aftësia për të përpiluar dokumente zyrtare biznesi është e nevojshme për të gjithë. Në të njëjtën kohë, ekzistojnë kërkesa të përgjithshme që duhet të respektohen kur përpiloni ndonjë dokument - një letër biznesi, urdhër, pozicion, udhëzim, etj.
Udhëzimet
Hapi 1
Filloni hartimin e dokumentit duke sqaruar realizueshmërinë e tij dhe gamën e çështjeve që duhet të zgjidhen. Kjo do t'ju ndihmojë të përcaktoni llojin e dokumentit dhe formën e tij, të cilat kryesisht përcaktojnë natyrën dhe stilin e paraqitjes së përmbajtjes së tij.
Hapi 2
Rishikoni ligjet dhe rregulloret e qeverisë dhe agjencisë që rregullojnë mënyrën se si adresohen këto çështje. Kjo është një fazë shumë e rëndësishme, duke treguar shkathtësinë tuaj, dhe duke ju lejuar të hartoni një dokument që plotëson plotësisht procedurën e vendosur për përpunimin dhe zgjidhjen e çështjeve të punës. Kjo gjithashtu do të ndihmojë në përcaktimin e adresuesit, organit miratues dhe koordinues dhe të sigurojë që përmbajtja e këtij dokumenti dhe forma e tij e kompetencës së kësaj organizate.
Hapi 3
Studioni tekstet e dokumenteve administrative dhe rregullatore në mënyrë që dokumenti që hartohet të mos bie ndesh me to, të mos i kopjojë ato. Për këtë, është e nevojshme të keni një bazë të të dhënave elektronike të dokumenteve të tilla.
Hapi 4
Mblidhni informacion mbi meritat e çështjeve që do të zgjidhen, hartoni një projekt dokument. Kur hartoni, përdorni tekste klishe dhe fraza standarde dhe shprehje që përdoren tradicionalisht në dokumentet e biznesit. Eksploroni dokumente të tjerë që janë zhvilluar në organizatën tuaj ose në sistemin e ndërmarrjeve të kolegëve dhe merrni stilin e tyre të të shkruarit si bazë.
Hapi 5
Teksti kryesor i dokumentit ka për qëllim të nxisë disa veprime, për të bindur. Duhet të jetë e arsyetuar dhe logjike. Formulimi duhet të respektohet në mënyrë rigoroze në aspektin juridik. Në radhë të parë janë kërkesat për besueshmërinë dhe objektivitetin e informacionit të paraqitur. Teksti duhet të jetë i saktë dhe sa më informues dhe konciz. Natyrisht, nuk duhet të ketë gabime gramatikore, të pikësimit ose stilistike në të. Në rast se në një dokument përmendni informacionin e përfshirë në një burim ose dokument tjetër, duhet të tregoni të gjithë prodhimin e tij.
Hapi 6
Redaktoni draft dokumentin dhe bashkërendoni atë me ata persona që janë të autorizuar për ta bërë këtë. Pas kësaj, përpiloni dokumentin në përputhje me normat e pranuara dhe nënshkruani atë.
